BIT ROT EN TECH DEBT IN GRONDEXPLOITATIES
Dit artikel is nummer 2 in een serie van 6 over onze nieuwe Sumsonite
In de IT zijn bit rot en tech debt bekende oorzaken van dataverlies die in de loop van de tijd in applicaties op kan treden. Dit effect treedt ook op in grondexploitaties.
De adviseurs van een planeconomisch adviesbureau stelden enige tijd geleden vast dat de grondexploitaties en particuliere initiatieven van een gemeente ‘vervuild’ waren door allerhande kladblokachtige staatjes, tabellen, bedragen, getallen en opmerkingen. De aansluiting met de bedragen in de grondexploitatie waren door al die verschillende onderbouwingen veelal niet traceer- of reproduceerbaar.
Een hoog personeelsverloop en de frequente inhuur van externen was de oorzaak van deze Bit Rot en Tech Debts in de gemeentelijke grondexploitaties. Hierdoor waren er veel mensen die in de Excel-grondexploitatie wijzigingen aan konden brengen. Alle cel-informatie, waarden maar ook formules, konden worden overschreven door mensen die niet precies wisten hoe de rekenbladen waren opgezet. Als dat lange tijd zo doorgaat, is het onzeker in hoeverre de resultaten nog betrouwbaar zijn.
Conclusie was om de grondexploitaties regelmatig op te schonen of, beter nog, gebruik te maken van een gestandaardiseerd rekenmodel.
Bit Rot en Tech Debt in Excelbestanden zijn een bekend fenomeen. Google maar eens op “Epic Excel Faults”. Zonder goede beveiliging worden cellen per ongeluk én ongemerkt overschreven. Al te vaak worden corrupte tabbladen van derden ongecontroleerd in-gekopieerd waardoor de complexiteit en foutmarge van zo’n rekenmodel te snel toeneemt. Helemaal gevaarlijk als er geen goed overzicht meer is op de koppelingen tussen de formules op de verschillende tabbladen. Dit is natuurlijk de reden waarom serieuze Excel-modellen van allerhande beveiligingsmaatregelen voorzien zijn. Toch zijn ook deze beveiligingen door handige Excel-experts snel te omzeilen.
Aanvullend op de conclusies van het bewuste planeconomisch adviesbureau vind je hieronder vijf bruikbare tips waardoor kwaliteitserosie van je intellectuele denkwerk aan de grond- en vastgoedexploitaties tot nihil afneemt:
- Werk met een gestandaardiseerd softwarepakket. Formules kan je dan niet per ongeluk weggooien of overschrijven. Enerzijds is dat voor de hardcore Spreadsheet-planeconoom jammer want je kan nét even niet die extra berekening toevoegen. Aan de andere kant geeft dat ook rust, je kan je volledig richten op de kwaliteit van je input én dus ook goede output in plaats van je tijd te verdoen aan een ingewikkelde, maar coole, formule.
- Standaardisatie van manier van bestandsbeheer van je projectbestanden en allerhande varianten op doorrekeningen. Zet de bestanden in projectmappen bij elkaar en geef door middel van een nummering of een datanotatie in de bestandsnaam duidelijk aan welke het laatste bestand is.
- Logische ordening van je projectdossier. Bewaar alle achterliggende gebruikte stukken bij elkaar, liefst in je project zelf zodat ook je collega’s altijd de uitgangspunten en gebruikte onderzoeksrapporten kunnen controleren.
- Peer review of collegiale toetsing. Vraag je collega’s met regelmaat eens met je mee te kijken of wat ook leuk is, je project van tijd tot tijd aan je collega’s te presenteren en over de in’s en out’s te discusieren. Daar wordt je project beter van en je organisatie leert ervan.
- Firewalls in de gegevensverwerking = niets is zo irritant als alles met elkaar gekoppeld is en de aanpassing van één kleine variabele in alle schermen leidt tot niet-reproduceerbare uitkomsten. Zorg dat er op strategische plekken schotten staan tussen de hoofdonderdelen van je rekenmodel. Hierdoor ben je altijd ‘in control’ en kan je zelf nalopen of een verandering van een variabele leidt tot te verwachten uitkomsten.
Heb je vragen of opmerkingen? Wil je meer weten? Bel of mail ons dan. info@sumsonite.nl
Dit artikel is gebaseerd op een artikel dat enige tijd geleden gepubliceerd is geweest op de website Rading-0 – https://rading-0.nl/ en geschreven door Cor Koster.
